Một chữ ký email tốt sẽ đáp ứng được đầy đủ 2 yếu tố sau:
- Thu hút được sự chú ý của người nhận
- Truyền đạt được thông tin về bạn đến người nhận
cke_chu-ky-email-chuyen-nghiep_1.png

Các yếu tố giúp bạn tạo nên một chữ ký email tốt:
- Tên, chức danh và công ty:
Bạn điền đầy đủ tên của mình, nếu bạn đại diện cho một công ty thì cần điền đầy đủ tên và chức danh của mình tại công ty
- Thông tin liên hệ: Thông tin liên hệ của bạn nên bao gồm số điện thoại, trang web kinh doanh. Bạn cũng có thể cho thêm địa chỉ email của mình vào. Nhưng một số chuyên gia cho rằng điều đó là không cần thiết vì địa chỉ email của bạn đã có trên phần From.
- Liên kết xã hội: Việc đưa thông tin liên lạc trên mạng xã hội vào chữ ký email ngày càng trở nên quan trọng. Chọn các tài khoản truyền thông xã hội thông dụng nhất của bạn để đưa vào liên kết.
- Logo (tùy chọn): Nếu bạn làm việc cho một công ty hoặc sở hữu doanh nghiệp của riêng bạn thì việc thêm Logo công ty vào chữ ký email là điều cần thiết.
- Ảnh ( tùy chọn): Bạn có thể thêm hình ảnh của mình vào để người nhận có thể dễ dàng nhận diện được bạn là ai và để lại ấn tượng về bạn mạnh hơn.

Đừng làm cho chữ ký email của bạn quá dài hoặc bao gồm một lượng thông tin quá lớn. Các nghiên cứu đã chỉ ra rằng người nhận có xu hướng bỏ qua chữ ký email với quá nhiều thông tin.

Ngoài ra, hãy cẩn thận về việc thêm thông tin không liên quan như trích dẫn dài hoặc những câu nói gây tranh cãi. Chúng thường không có giá trị cho chữ ký email của bạn. Ở mức tồi tệ nhất, một trích dẫn có thể xúc phạm hoặc gây khó chịu cho độc giả của bạn.

Một số mẹo nhỏ giúp cho chữ chữ email của bạn trở nên chuyên nghiệp

cke_chu-ky-email-chuyen-nghiep_2.png
Giữ cho nó đơn giản: Chắc hẳn bạn đã từng nghe ở đâu đó câu nói “ít hơn là nhiều”. Khi nói đến chữ ký email, thì câu nói đó có thể sẽ chính xác. Nếu chữ ký email chứa quá nhiều thông tin, hình ảnh sẽ làm cho người đọc dễ bị phân tâm hoặc quá tải. Thêm vào đó, một số công ty cũng yêu cầu sử dụng chữ ký đơn giản và thống nhất cho email doanh nghiệp của công ty. Hãy lựa chọn chữ ký email đơn giản và đầy đủ thông tin để người đọc có thể tiếp cận với bạn.

Thêm các liên kết:
Mạng xã hội cung cấp một cách khác để người nhận kết nối với bạn, đây có thể là một phần quan trọng trong việc xây dựng mối quan hệ kinh doanh của bạn.

Ảnh đại diện:
Nếu bạn sử dụng một bức ảnh trong chữ ký email của bạn, nó cần phải là một hình ảnh chuyên nghiệp. Tránh sử dụng ảnh tự chụp hoặc bức ảnh không có liên quan. Dưới đây là một số gợi ý để giúp bạn tận dụng tối đa ảnh từ chữ ký email của mình:
  • Hình ảnh phải nhỏ. Một hình ảnh quá lớn sẽ mất quá nhiều thời gian để tải.
  • Sử dụng một nền ảnh trung tính.
  • Ăn mặc chuyên nghiệp.
  • Nhìn thẳng vào camera để có hình ảnh dễ tiếp cận hơn.
  • Sử dụng một headshot chứ không phải là một bức ảnh toàn thân. (Khuôn mặt của bạn sẽ quá nhỏ trong một hình ảnh toàn thân.)
Lựa chọn và kết hợp màu sắc: Một trong những cách dễ nhất để thu hút sự chú ý là sử dụng màu sắc. Người đọc có nhiều khả năng chú ý đến một chữ ký với gam màu trung tính.

Bạn có thể lạm dụng màu sắc trong chữ ký của bạn, tuy nhiên nếu lạm dụng quá nhiều màu sắc có thể làm cho chữ ký email của bạn mất đi sự chuyên nghiệp. Dưới đây là một số hướng dẫn lựa chọn màu sắc:
  • Chọn một hoặc hai màu bổ sung cho nhau
  • Đừng sử dụng quá nhiều màu sắc.
  • Tránh sử dụng các màu xung đột (như tím và cam) trừ khi những màu đó là một phần của thương hiệu của bạn.
  • Nếu bạn đang ở trong một lĩnh vực sáng tạo, bạn có lựa chọn màu sắc tươi sáng hơn
  • Đảm bảo rằng màu sắc bạn chọn phù hợp với các vật liệu có thương hiệu khác như trang web, danh thiếp của bạn…
Hình ảnh công ty: Nếu bạn làm việc cho một doanh nghiệp hoặc tổ chức, bạn muốn đối tác biết đến công ty của mình thì bạn cũng có thể để logo công ty trong chữ ký email.

Hãy nhớ rằng, chữ ký email của bạn được gửi đi sẽ đại diện cho công ty của mình, nên chữ ký cần đáp ứng các tiêu chuẩn của công ty đề ra:
  • Màu sắc và phông chữ công ty: Để giúp chuẩn hóa giao diện công ty, tổ chức của bạn có thể giới hạn màu sắc và phông chữ sử dụng.
  • Liên kết doanh nghiệp: Công ty của bạn có thể yêu cầu liên kết đến trang web của họ và các tài khoản truyền thông xã hội hơn là của riêng bạn.
  • Địa chỉ: Đây sẽ là địa chỉ trụ sở chính của công ty bạn
Sử dụng cỡ chữ: Nếu bạn cần thu hút sự chú ý đến một khía cạnh cụ thể của chân trang email, như tên hoặc giải thưởng / chứng chỉ của bạn, hãy lựa chọn kích thước phông chữ phù hợp. Tuy nhiên, hãy nhớ rằng kích thước phông chữ nên ở trong khoảng từ 10 đến 12 để đảm bảo khả năng đọc tốt nhất.

Thiết kế chữ ký phải thân thiện với thiết bị di động: Vì sự tiện lợi của điện thoại di động, nên hiện nay số người check mail trên điện thoại đang chiếm số lượng lớn. Chính vì vậy, bạn cần phải cẩn thận hơn khi viết email và bao gồm cả việc tạo chữ ký email.

Điều cốt lõi nhất để tạo chữ ký thân thiện với các trải nghiệm trên thiết bị di động là nó phải dễ đọc và dễ truy cập, đảm bảo cỡ chữ phải đủ lớn để đọc dễ dàng trên các thiết bị có màn hìn nhỏ, đồng thời các liên kết và nút cũng phải như vậy.

Sử dụng trình tạo chữ ký Email: Sử dụng một mẫu chữ ký email với một trình soạn thảo trực tuyến. Điều này cho phép bạn xây dựng và tùy chỉnh chữ ký email của mình mà không cần phải biết bất kỳ một kiến thức hay kỹ năng mã hóa nào.

Bạn có thể sử dụng trình tạo để nhanh chóng chỉnh sửa văn bản, thay đổi màu sắc, thêm liên kết xã hội, logo công ty và xuất kết quả tùy chỉnh.

Dựa vào các mẹo trên sẽ giúp bạn thiết kế được chữ ký email chuyên nghiệp cho bạn và doanh nghiệp của mình. Bạn cũng có thể tham khảo một số mẫu thiết kế của CKE để lựa chọn cho mình một mẫu chữ ký phù hợp.

cke_chu-ky-email-chuyen-nghiep_3.png